きっかけ
kintoneカスタマイズスペシャリストの勉強（JavaScript）を始めて、APIトークンとかJSONの話が出てきました。 社内でkintoneとGASでAPI連携してデータの自取取得を試みている部署がるのを思い出して「そういえばこの前やり方聞かれたけど答えられなかったな。もし自動取得できたら自分の業務でもかなり時短できるぞ。ちょっと調べてみよう」と思ったのがきっかけです
効率化の必要性
昨年から社内ではSFAを入れ替えており、一定の進捗確認の仕組みはすでにありました。今年は「このレイアウトで数字を見たい」「商品別、販売経路別、●●別で見たい。あと時期の区切りは～～で」と様々な切り口から売上のトレンドを、しかもなるべくリアルタイムで知りたい。という要望も多くなりました。データはありますが、全部すぐに出せるほどは整ってないんですね。
対応するには、kintoneからcsv出力→スプレッドシートに張り付け→関数使って集計。が早いです。 早いんですが、複数の要望を定期的に集計。となるとまあまあ時間かかります。 ですので、自動化ができれば、私の負担が軽減されるだけでなく、営業組織全体の意思決定も迅速化にもつながるため、重要度も高いと考えました
API連携時のデータの抽出とスプレッドシート出力の実装手順
※kintoneからのAPIでのレコード取得は一度に500件が限度なのでループさせます。
※今回は営業の案件のデータで、一つの案件に複数商品（テーブルデータ）が含まれます。商品が複数ある場合、商品ごとで一行ずつ出力します。テーブルデータ以外はコピーして同じデータを出力します
※一部の商品（テーブルデータ）は、あるフィールドのフラグごとに出力する列を分けます。
※値が空だと列数がずれることがあるので、空欄判定をして"-"を出力します。
実装コード（項目名をxxxにしたり、一部端折ってます）
function fetchRecords(startIndex, limitnumber) {
const subdomain = "xxxxxxxxxx";
var urlGetRecords = "https://" + subdomain + ".cybozu.com/k/v1/records.json";
var appId = xx;
var apiToken = 'xxxxxxxxxx';
//xxxにフィールドコード名を入れる
var paramFields = "&fields=$id," + encodeURIComponent("xxx,xxx,xxx,xxx,xxx,xxx,xxx,xxx,~~~~~~");
var paramQuery = "&query=" + encodeURIComponent("xxx in (条件) and xxx in (条件 order by $id desc limit " + limitnumber + " offset " + startIndex);
var url = urlGetRecords + "?app=" + appId + paramFields + paramQuery;
var res = JSON.parse(UrlFetchApp.fetch(url, { "method": "get", "headers": { "X-Cybozu-API-Token": apiToken } }));
return res.records;
}
function convertToJapanTime(utcTimeString) {
var utcDate = new Date(utcTimeString);
// 日本時間に変換
var japanDate = Utilities.formatDate(utcDate, "GMT+9", "yyyy/MM/dd");
return japanDate;
}
function getNameFromRecord(record, field) {
var data = record[field].value;
return (data && data.name) ? data.name : "-";
}
function myFunction4() {
const limit = 500;
const sheetOutpust = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('データ取得');
// ヘッダ行の生成
var headerRow = ["ヘッダ1", "ヘッダ2"~~~~~"ヘッダ43"];
var output = [headerRow]; // ヘッダ行を先頭に追加
var startIndex = 0;
var records = fetchRecords(startIndex, limit);
while (records.length > 0) {
records.forEach(function (record) {
var baseRow = [];
//ユーザー選択や組織選択のデータ抽出の書き方
baseRow.push(record["xxx"].value && record["xxx"].value.length > 0 ? record["xxx"].value[0].name : "-");
//日付関連のデータ抽出の書き方
baseRow.push(convertToJapanTime(record["xxx"].value) || "-");
//文字列、レコード番号など単純にデータ取得する場合
baseRow.push(record["xxx"].value || "-");
//更新者・作成者の取得はこんな感じ
var updaterName = getNameFromRecord(record, "xxx");
var creatorName = getNameFromRecord(record, "xxx");
baseRow.push(updaterName);
baseRow.push(creatorName);
//他データも同様に取得
//...
//...
// テーブルの情報はあるフィールドの値で場合分けして取得。テーブルデータの数だけ行を追加。テーブルデータ以外の共通の値はコピーして同じ情報を持つ。関係ないテーブルデータは"-"とする。
if (record["xxx"].value === "フラグ1") {
// テーブルのデータが存在する場合
if ("xxx" in record && record["xxx"].value.length > 0) {
record["テーブル"].value.forEach(function (tableData) {
if (tableData.value["xxx"].value !== null) {
var row = baseRow.slice(); // ベース行をコピー
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(record["xxx"].value);
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push("-", "-");
output.push(row);
}
});
} else {
// 何もしない
}
}
else if (record["xxx"].value === "フラグ2") {
// テーブル_1のデータが存在する場合
if ("テーブル_1" in record && record["テーブル_1"].value.length > 0) {
record["テーブル_1"].value.forEach(function (tableData) {
if (tableData.value["xxx"].value !== null) {
var row = baseRow.slice(); // ベース行をコピー
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(record["xxx"].value);
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push("-", "-");
output.push(row);
}
});
} else {
//何もしない
}
}
else if (record["xxx"].value === "フラグ3") {
// テーブル_0のデータが存在する場合
if ("テーブル_0" in record && record["テーブル_0"].value.length > 0) {
record["テーブル_0"].value.forEach(function (tableData) {
if (tableData.value["xxx"].value !== null) {
var row = baseRow.slice(); // ベース行をコピー
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(record["xxx"].value);
row.push("-", "-");
output.push(row);
}
});
} else {
//何もしない
}
}
//フラグ関係なく、テーブル情報があれば別行でデータ取得
if ("テーブル_2" in record && record["テーブル_2"].value.length > 0) {
record["テーブル_2"].value.forEach(function (tableData) {
if (tableData.value["xxx"].value !== null) {
var row = baseRow.slice(); // ベース行をコピー
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push("-", "-", "-", "-", "-");
row.push(tableData.value["xxx"].value);
row.push(tableData.value["xxx"].value);
output.push(row);
}
});
} else {
//何もしない
}
});
startIndex += limit;
records = fetchRecords(startIndex, limit);
}
// スプレッドシートに出力
//console.log(output);
var sheetOutput = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('データ取得');
sheetOutput.getRange(1, 1, output.length, output[0].length).setValues(output); // ヘッダ行も含めて出力
}
挑戦したことと学び
課題・問題点
学び
成果と今後の展望
成果
- 営業組織の一部門の進捗管理を自動化し、業務効率化を達成しました。営業担当者別の契約・解約・提案状況を顧客名、商品や個数・金額など約50項目を自動で出力します。
今後の展望
- 個人：カスタマイズスペシャリストの勉強を続けるとともに、JSを用いたフィールドの表示・非表示切り替えに取り組みます。
- 業務：営業企画で管理するものも自動化していきます。BIツールの活用や、他の業務領域での効率化を目指します。
最後に
読んでくださりありがとうございます。 現状はkintoneの記事が2つのみですが、kintone以外の取り組みも書いていこうと思いますので、よろしくお願いします。
